Het organiseren van een concert is een behoorlijke papierwinkel. De artiest heeft zijn eisen, het publiek ook en er zijn allerlei regels waarmee rekening moet worden gehouden. Daarnaast is er het financiële plaatje. In dit artikel lees je er alles over.

Diverse kosten

Allereerst de kosten. Want er zijn tal van kosten om decibellen te produceren, een lichtshow te geven, de bierkraan te laten lopen, de drankjes koel te houden, de klimaatbeheersing in de zaal te regelen? Ook concertzalen hebben daarom veel energie nodig. Of ze daarvoor een energievergelijker gebruiken is de vraag. Maar zelfs de goedkoopste energieleverancier zal een forse rekening sturen. Want er is nou eenmaal veel nodig voor een concert. Naast energiekosten zijn er de nodige andere rekeningen te betalen, niet in de laatste plaats de optredende artiest en het personeel dat alles in goede banen leidt. Vandaar veel poppodia ervoor kiezen om gebruik te maken van vrijwilligers die dan tussen het werk door van een concert kunnen genieten. 

De artiest en zijn eisen

Het begint bij het boeken van de artiest, die ook zijn eisen heeft. Zijn management mailt een hele papierwinkel aan voorwaarden, de zogenaamde rider. Dit document bestaat uit een technisch gedeelte waarin uiteengezet wordt hoe het podium ingericht moet worden, welke geluidseffecten er vereist zijn en eventueel wat voor instrumentarium er moet staan. Niet zelden moet er bijvoorbeeld een vleugelpiano worden gehuurd, gestemd en wel. Daarvoor kan men een deal sluiten met de lokale muziekwinkel. In Alkmaar is bijvoorbeeld Ypma Piano's een geliefde leverancier.

Gesorteerde M&M's

Het andere deel van de rider bestaat uit het 'gastvrije' gedeelte, de hospitality. Hoe die ooit ontstaan is weet niemand, maar de onderdelen die daarin vermeld staan kunnen behoorlijk wat extra kosten met zich meebrengen. Van gesorteerde M&M's (naar het bekende verhaal van de band Van Halen) tot een mand jonge puppy's (een gerucht over Mariah Carey) en vooral veel drank, fruit, snacks en soms een complete borreltafel of schalen met sushi. En dan wordt er ook nog een fatsoenlijke maaltijd geëist. Het is dus verstandig om de artiest of het management te vragen naar een bijkomende rider, voordat men het kostenplaatje opmaakt.

De avond zelf

De marketingafdeling promoot als het lukt de zaal vol en op de dag van het concert moet alles geprepareerd worden. De entree wordt netjes gemaakt, er zijn hapjes en drankjes voor de vrijwilligers - die gaan immers vaak een hele werkdag aan de slag - en de zaal staat klaar. Niet alleen voor de artiest, ook voor het dorstige publiek. Er zijn mensen nodig bij de garderobe, de entree/ticketloket en bij de toiletten. Er is een beveiligingsteam, technici achter de mengtafel, het barpersoneel, koks en natuurlijk coördinatoren die alles in goede banen leiden. Kortom: bij het organiseren van een concert komt heel wat meer kijken dan een bandje boeken en de bierkraan openzetten.